クラウド勤怠管理システムの
導入注意点

2022年 07月15日

導入進むクラウド勤怠管理システム

　働き方改革の推進やコロナ禍でもデジタル化が進み、労働時間の把握を重要視する動きは大きくなっています。勤怠管理もデジタルに変更するところが増え、中でもクラウド勤怠管理システムの導入が増えています。しかしシステムを導入したのに運用がうまくいかない事例もよく耳にします。その原因は何か、勤怠管理システムを軌道に乗せるにはどうするといいか、導入成功の秘訣を考えます。

システム導入を事業の発展につなげる

　勤怠の見える化、給与計算などの勤怠集計は、クラウド勤怠システムの導入で飛躍的に改善されるでしょう。しかし導入前に最重要なことがあります。それは経営者の方がシステム導入で会社の生産性や働く環境、待遇の向上等をよくしていこうという強い気持ちです。その上で行わないと浸透しないことが多々あります。
従業員に研修等で打刻の方法だけでなく、打刻漏れをなくし、労働時間を正確に記録する重要性について伝えます。注意すべきは打刻漏れが度々あると正しい管理ができないことです。業務が終了しても打刻をせず会社に残っている社員、退勤の打刻をしているのに会社に残っている社員等には適正な打刻をするための指導が必要です。パソコンのログイン、ログアウト、職場の入退場記録等とも併せて事実と異なることがないかみてみましょう。

打刻漏れを防ぐには

　打刻漏れ、打刻間違いをしたときの対処の仕方も教えておき放置されないようにします。また、困ったときのサポート担当者に連絡できる体制も必要でしょう。
物理的に事業場への入退場で記録されるシステムもありますし、パソコンのオンオフに連動しているものもあります。
また、心理的な対策としての就業規則に打刻ルールを載せ、「正当な理由のない打刻漏れ」で守らない時は懲戒、人事考課査定の減点等も考えられます。なかなか打刻が徹底しない場合、放置すると失敗の大きな原因となりえるのです。

システム導入でもう1つ大事なこと

　システムは会社のニーズに合うことが大事でどのような勤怠管理をしたいのか、その上でどのような機能が必要か、操作マニュアルは公開されているか、チャット、メール、電話などで質問できるのか、サポートは有料か等も調べておくことが必要です。